Umgang mit Email


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Die Zeit des Empfängers ist wertvoll!

Als Sender liegt es in Ihrer Verantwortung, den Inhalt Ihres Mails so konkret wie möglich zu verfassen. Bemühen Sie sich darum E-Mails auf maximal 5 Sätze zu verfassen und investieren Sie die dazu nötige Zeit.

Kurz und bündig ist nicht unanständig!

Wir gehen davon aus, dass wir die Regeln der Kommunikation kennen und leben. Verzichten wir deshalb zugunsten des Inhalts auf unnötige Höflichkeiten oder Standardsätze.

Klarheit ist Gold wert!

Zeigen Sie bereits im Betreff, worum es geht. Nutzen Sie Statusangaben Info: (für Information), Action: (Aktivität gefordert), Time: (zeitkritisch), Prio 2 (2. Priorität), um den Inhalt zu kategorisieren. Formulieren Sie Ihre Anliegen klar und unmissverständlich. Vermeiden Sie unübliche Farben und Schriften.

Bitte keine offenen Fragen!

Sie verlangen (zu-)viel, wenn Sie mehrere lange Paragraphen verfassen und um eine Stellungnahme bitten oder mit einer offenen Frage an den Empfänger gelangen. Seien Sie präzise und formulieren Sie mögliche Antworten schon beim Schreiben. Sie verkürzen die Antwortzeit, wenn mit a),b) oder c) geantwortet werden kann.

CCs sind eine Zumutung!

CCs sind wie sich vermehrende Meerschweinchen. Jede zusätzliche Kopie verlängert die Antwortzeit dramatisch, ohne dass Sie dies wollen. Und “Allen antworten” ist in den seltensten Fällen angebracht, da Ihre Antwort kaum alle Kopieempfänger interessieren wird.

Telefonieren ist besser!

Manche E-Mails bedürfen eines Kontexts um verstanden zu werden. Allerdings genügen in der Regel 3 vorausgehende Nachrichten. Editieren Sie also das Mail bevor Sie es versenden oder greifen Sie zum Telefon.

Anhänge minimieren!

Vermeiden Sie Logos und Icons, die als Attachment angehängt werden. Ihre Leser verschwenden Zeit, um nachzusehen, ob etwas Wichtiges darin enthalten ist. Ebenso sind Texte statt im Anhang direkt ins Mail einzufügen. Eignen sie sich dazu nicht, ist Mail möglicherweise das falsche Medium.

EOM und NNTR sind ein Geschenk!

Ist die Meldung nicht länger als 6 Worte, reicht die Betreffzeile mit EOM (end of message = Ende der Nachricht) als Inhalt. Die E-Mail muss somit nicht geöffnet werden. Mit NNTR (no need to respond = Antwort nicht nötig) am Ende der Nachricht signalisieren Sie, dass keine Antwort gefordert ist und erweisen sich dem Empfänger gegenüber grosszügig.

Verbotene Inhalte!

Ersparen Sie sich und dem Empfänger Mails ohne Mehrwert und Inhalt. Eine Nachricht mit dem Text: “Danke für die Information, ich gehe dem nach.” Braucht nicht mit “Super.” beantwortet zu werden. Dies kostet für beide Parteien unnötige 30 Sekunden.

 

Adaptiert von emailcharter.org

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