Comment traiter le courrier électronique


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Le temps du destinataire est précieux !

En tant qu’émetteur, il vous incombe de rédiger votre courriel de la façon la plus concrète possible. Efforcez-vous de rédiger vos courriels en maximum 5 phrases et consacrez-y le temps nécessaire !

Un message concis n’est pas impoli !

Nous partons de l’idée que nous connaissons les règles de la communication et que nous les vivons. Efforcez-vous de renoncer aux politesses et aux phrases standards inutiles.

La clarté vaut de l’or !

Indiquez déjà sous « Objet » de quoi il retourne. Recourrez aux indications de statut : « info » (pour information), action (activité exigée), urgent, 2ème priorité, afin de catégoriser le contenu. Tâchez de formuler votre demande de manière claire et sans équivoque. Evitez d’utiliser des couleurs et des polices d’écriture inhabituelles.

Renoncez aux questions ouvertes !

Vous exigez beaucoup (trop) de votre interlocuteur si vous rédigez de nombreux et longs paragraphes et si vous lui demandez de prendre position ou si vous lui adressez une question ouverte. Soyez précis et tentez de formuler déjà les réponses possibles lors de la rédaction de votre message. Si vous donnez à votre interlocuteur la possibilité de répondre par a), b) ou c), vous contribuez à réduire le temps de réponse.

L’utilisation du « Cc » est insupportable !

Les « Cc » sont comme des souris qui se reproduisent. Chaque copie supplémentaire rallonge dramatiquement le temps de réponse, indépendamment de votre volonté. Et l’option « Répondre à tous » est très rarement appropriée, étant donné que votre réponse n’intéressera que rarement tous les destinataires de la copie.

Il vaut mieux téléphoner !

La plupart des courriels exigent un contexte pour être compris. A cet effet, les informations liminaires mentionnées dans la règle 3 devraient toutefois suffire. Editez donc le courriel avant de l’envoyer ou prenez votre téléphone.

Réduisez les annexes au minimum !

Evitez les logos et les icones qui sont attachés en pièce jointe. Votre interlocuteur risque de perdre beaucoup de temps pour vérifier s’ils contiennent des informations importantes. Il est également judicieux d’introduire les textes directement dans le courriel plutôt que dans une annexe. Si cela ne s’y prête pas, c’est que le courriel n’est vraisemblablement par le bon média.

L’utilisation des abréviations « EOM » et « NNTR » constitue un cadeau !

Si le message ne contient pas plus de 6 mots, il suffit d’introduire l’abréviation « EOM » (end of message = fin du message) dans le champ « Objet ». Cela signale au destinataire que le courriel ne doit pas être ouvert. En faisant figurer « NNTR » (no need to respond = pas besoin de répondre) à la fin du message, vous signalez qu’aucune réponse n’est attendue et vous vous montrez généreux envers votre interlocuteur.

Contenus interdits

Epargnez-vous et épargnez au destinataire les courriels sans valeur ajoutée et sans contenu. Un message contenant le texte « Merci pour l’information. Je suis l’affaire. » ne demande pas la réponse « super ». Cela coûte au minimum 30 secondes à chacune des parties, pour rien.

Basé sur emailcharter.org

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