Monthly Archives: January 2013

Umgang mit Email

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Die Zeit des Empfängers ist wertvoll!

Als Sender liegt es in Ihrer Verantwortung, den Inhalt Ihres Mails so konkret wie möglich zu verfassen. Bemühen Sie sich darum E-Mails auf maximal 5 Sätze zu verfassen und investieren Sie die dazu nötige Zeit.

Kurz und bündig ist nicht unanständig!

Wir gehen davon aus, dass wir die Regeln der Kommunikation kennen und leben. Verzichten wir deshalb zugunsten des Inhalts auf unnötige Höflichkeiten oder Standardsätze.

Klarheit ist Gold wert!

Zeigen Sie bereits im Betreff, worum es geht. Nutzen Sie Statusangaben Info: (für Information), Action: (Aktivität gefordert), Time: (zeitkritisch), Prio 2 (2. Priorität), um den Inhalt zu kategorisieren. Formulieren Sie Ihre Anliegen klar und unmissverständlich. Vermeiden Sie unübliche Farben und Schriften.

Bitte keine offenen Fragen!

Sie verlangen (zu-)viel, wenn Sie mehrere lange Paragraphen verfassen und um eine Stellungnahme bitten oder mit einer offenen Frage an den Empfänger gelangen. Seien Sie präzise und formulieren Sie mögliche Antworten schon beim Schreiben. Sie verkürzen die Antwortzeit, wenn mit a),b) oder c) geantwortet werden kann.

CCs sind eine Zumutung!

CCs sind wie sich vermehrende Meerschweinchen. Jede zusätzliche Kopie verlängert die Antwortzeit dramatisch, ohne dass Sie dies wollen. Und “Allen antworten” ist in den seltensten Fällen angebracht, da Ihre Antwort kaum alle Kopieempfänger interessieren wird.

Telefonieren ist besser!

Manche E-Mails bedürfen eines Kontexts um verstanden zu werden. Allerdings genügen in der Regel 3 vorausgehende Nachrichten. Editieren Sie also das Mail bevor Sie es versenden oder greifen Sie zum Telefon.

Anhänge minimieren!

Vermeiden Sie Logos und Icons, die als Attachment angehängt werden. Ihre Leser verschwenden Zeit, um nachzusehen, ob etwas Wichtiges darin enthalten ist. Ebenso sind Texte statt im Anhang direkt ins Mail einzufügen. Eignen sie sich dazu nicht, ist Mail möglicherweise das falsche Medium.

EOM und NNTR sind ein Geschenk!

Ist die Meldung nicht länger als 6 Worte, reicht die Betreffzeile mit EOM (end of message = Ende der Nachricht) als Inhalt. Die E-Mail muss somit nicht geöffnet werden. Mit NNTR (no need to respond = Antwort nicht nötig) am Ende der Nachricht signalisieren Sie, dass keine Antwort gefordert ist und erweisen sich dem Empfänger gegenüber grosszügig.

Verbotene Inhalte!

Ersparen Sie sich und dem Empfänger Mails ohne Mehrwert und Inhalt. Eine Nachricht mit dem Text: “Danke für die Information, ich gehe dem nach.” Braucht nicht mit “Super.” beantwortet zu werden. Dies kostet für beide Parteien unnötige 30 Sekunden.

 

Adaptiert von emailcharter.org

Comment traiter le courrier électronique

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Le temps du destinataire est précieux !

En tant qu’émetteur, il vous incombe de rédiger votre courriel de la façon la plus concrète possible. Efforcez-vous de rédiger vos courriels en maximum 5 phrases et consacrez-y le temps nécessaire !

Un message concis n’est pas impoli !

Nous partons de l’idée que nous connaissons les règles de la communication et que nous les vivons. Efforcez-vous de renoncer aux politesses et aux phrases standards inutiles.

La clarté vaut de l’or !

Indiquez déjà sous « Objet » de quoi il retourne. Recourrez aux indications de statut : « info » (pour information), action (activité exigée), urgent, 2ème priorité, afin de catégoriser le contenu. Tâchez de formuler votre demande de manière claire et sans équivoque. Evitez d’utiliser des couleurs et des polices d’écriture inhabituelles.

Renoncez aux questions ouvertes !

Vous exigez beaucoup (trop) de votre interlocuteur si vous rédigez de nombreux et longs paragraphes et si vous lui demandez de prendre position ou si vous lui adressez une question ouverte. Soyez précis et tentez de formuler déjà les réponses possibles lors de la rédaction de votre message. Si vous donnez à votre interlocuteur la possibilité de répondre par a), b) ou c), vous contribuez à réduire le temps de réponse.

L’utilisation du « Cc » est insupportable !

Les « Cc » sont comme des souris qui se reproduisent. Chaque copie supplémentaire rallonge dramatiquement le temps de réponse, indépendamment de votre volonté. Et l’option « Répondre à tous » est très rarement appropriée, étant donné que votre réponse n’intéressera que rarement tous les destinataires de la copie.

Il vaut mieux téléphoner !

La plupart des courriels exigent un contexte pour être compris. A cet effet, les informations liminaires mentionnées dans la règle 3 devraient toutefois suffire. Editez donc le courriel avant de l’envoyer ou prenez votre téléphone.

Réduisez les annexes au minimum !

Evitez les logos et les icones qui sont attachés en pièce jointe. Votre interlocuteur risque de perdre beaucoup de temps pour vérifier s’ils contiennent des informations importantes. Il est également judicieux d’introduire les textes directement dans le courriel plutôt que dans une annexe. Si cela ne s’y prête pas, c’est que le courriel n’est vraisemblablement par le bon média.

L’utilisation des abréviations « EOM » et « NNTR » constitue un cadeau !

Si le message ne contient pas plus de 6 mots, il suffit d’introduire l’abréviation « EOM » (end of message = fin du message) dans le champ « Objet ». Cela signale au destinataire que le courriel ne doit pas être ouvert. En faisant figurer « NNTR » (no need to respond = pas besoin de répondre) à la fin du message, vous signalez qu’aucune réponse n’est attendue et vous vous montrez généreux envers votre interlocuteur.

Contenus interdits

Epargnez-vous et épargnez au destinataire les courriels sans valeur ajoutée et sans contenu. Un message contenant le texte « Merci pour l’information. Je suis l’affaire. » ne demande pas la réponse « super ». Cela coûte au minimum 30 secondes à chacune des parties, pour rien.

Basé sur emailcharter.org

How to deal with email

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Respect Recipients’ Time

As the message sender, the onus is on YOU to formulate your emails as concisely as possible. So please limit your emails to 5 sentences even if it means taking more time at your end before sending.

Short and To The Point is not Rude!

Let’s mutually agree on the rules of communication, and minimize email content by dispensing with unnecessary politeness or standard sentences 

Clarity is Worth Gold!

Start with a subject line that clearly labels the topic, and maybe includes a status category [Info], [Action], [Time-critical], [Low Priority]. Keep the content clear and unmistakable. Avoid strange fonts and colours.

No Open-Ended Questions!

It is asking a lot to send someone an email with long paragraphs followed by “Thoughts?” or an open question. So be precise, and suggest possible answers like a), b) or c) to save the recipient’s time. 

Slash Surplus cc’s!

cc’s are like mating bunnies. For every recipient you add, you are dramatically multiplying total response time. When there are multiple recipients, please don’t default to ‘Reply All’. Maybe you only need to cc a couple of people on the original thread. Or none.

Phoning Can Be Better!

Some emails depend for their meaning on context. But it’s rare that a thread should extend to more than 3 emails. Before sending, cut what’s not relevant. Or consider making a phone call instead.

Minimize Attachments!

Don’t use graphics files as logos or signatures that appear as attachments. The recipient’s time is wasted trying to see if there’s something to open. And copy texts straight into the mail instead of attaching them. If they are not suitable for this, email might be the wrong medium.

Give these Gifts: EOM and NNTR!

If your email message can be expressed in half a dozen words, just put it in the subject line, followed by EOM (= End of Message). This saves the recipient having to actually open the message. Ending a note with “No need to respond” or NNTR is a wonderful act of generosity.

Cut Contentless Responses!

You don’t need to reply to every email, especially not those that are themselves clear responses. An email saying “Thanks for the information, I’ll follow it up.” does not need you to reply “Great.” That just costs 30 seconds at both ends.

 

Adapted from emailcharter.org